Registrierkassenpflicht 2017 – worauf im Fachhandel zu achten ist

Dieser Artikel wurde von ROLLENLAND am 29.09.2017 erstellt

Wird nun eine Registrierkasse benötigt? Und wenn eine Registrierkasse vorhanden ist, welchen Anforderungen muss diese genügen? Es ist für Gewerbetreibende gar nicht so einfach, den Überblick über unterschiedliche Fristen, Regelungen und Gesetze zu behalten. Viele Händler sind wegen der Registrierkassenpflicht 2017 verunsichert.

Ab dem Jahr 2017 gelten neue Bestimmungen, die es einzuhalten gilt, da sonst Ärger mit dem Finanzamt droht. Hier geht es darum, für wen die Registrierkassenpflicht gilt und was es zu beachten gibt, wenn mit elektronischen Kassensystemen gearbeitet wird.

Wen betrifft die Registrierkassenpflicht 2017?

Im Gegensatz zu Österreich gab es bisher in Deutschland keine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse bzw. eines elektronischen Kassensystems. Dies gilt auch für das Jahr 2017. Betriebe mit einer offenen Ladenkasse werden auch ab diesem Jahr nicht verpflichtet, elektronische Kassensysteme oder elektronische Registrierkassen einzusetzen.

Die Registrierkassenpflicht 2017 verunsichert derzeit allerdings viele Gewerbetreibende im Einzelhandel oder im Bereich der Gastronomie. Unternehmer, die ihre Geschäfte hauptsächlich mit Bargeld abwickeln, verwenden in der Regel elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen. In diesem Falle betrifft sie die Registrierkassenpflicht.  Die verwendeten Geräte müssen bestimmte Merkmale aufweisen, um auch im Jahr 2017 noch genutzt werden zu dürfen.

Die neue Registrierkassenpflicht besteht demnach für Betriebe, die bereits zuvor mit elektronischen Registrierkassen gearbeitet haben. Eine generelle Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse gibt es jedoch nicht. Eine Pflicht für einzelne Unternehmen zur Verwendung einer Registrierkasse kann beispielsweise dann bestehen, wenn ein Jahresumsatz von 17.500 Euro überschritten wird.

Was beinhaltet die Registrierkassenpflicht 2017?

Für diese Betriebe greift die Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. In der Regel handelt es sich um Geschäfte oder sonstige Unternehmen, die viel mit Bargeld abrechnen. Die genutzten Kassensysteme oder Registrierkassen müssen den Vorschriften nach der Registrierkassenpflicht 2017 genügen.

Veraltete Kassensysteme müssen aufgerüstet oder ausgewechselt werden. Jeder einzelne Umsatz muss elektronisch erfasst, gespeichert und auch archiviert werden. Für die Speicherung der Umsätze gelten zudem folgende Punkte:

  • Die in elektronischen Kassensystemen oder Registrierkassen vorgenommenen Buchungen und Umsätze müssen zehn Jahre lang unverändert gespeichert werden.
  • Außerdem müssen die gespeicherten Daten sicher gegen Manipulationen sein. Nachträgliche Veränderungen sind auf jeden Fall auszuschließen.
  • Die gespeicherten Daten müssen zudem für den Prüfer von Finanzamt jederzeit abrufbar und lesbar sein.
  • Eventuell vorgenommene Änderungen an der Programmierung der Kassen oder Kassensysteme müssen aufgezeichnet werden.

Die elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen drucken übrigens ebenso auf Kassenrollen und Bonrollen wie die alten Systeme. Der Kassenbon bleibt also bestehen und verschwindet nicht langsam in der Vergangenheit oder wird  durch eine digitale Lösung ersetzt.

Der tägliche Kassenabschluss und was er enthalten muss

Der Kassenabschluss wird häufig auch als Z-Bon bezeichnet. Auf ihm werden alle am jeweiligen Tag vorgenommenen Kassenvorgänge registriert. Anschließend wird der Kassenbestand auf Null gesetzt. Z-Bons müssen folgende Angaben beinhalten:

  • Zunächst ist wichtig, für welches Geschäft der Kassenabschluss erstellt wurde. Weiterhin festzuhalten sind Datum sowie Uhrzeit der Erstellung.
  • Alle Bruttoeinnahmen des laufenden Tages müssen auf dem Bon vorhanden sein, und zwar getrennt nach verschiedenen Steuersätzen.
  • Die Nummer des Bons wird vom System automatisch vergeben. Sie kann vom Nutzer nicht manipuliert werden.
  • Auch Stornierungen von Kassenvorgängen sollten auf dem Bon vermerkt sein. Außerdem ist eine Bestätigung notwendig, dass der Tagesspeicher zurückgesetzt wurde.

Der Z-Bon ist übrigens auch eine Vereinfachung für den Geschäftsinhaber, da alle Gesamtsummen ohne Probleme ins Kassenbuch übernommen werden können.

Wichtig ist noch, dass die Kasse oder das Kassensystemen jederzeit die Gesamtsumme der Bruttoeinnahmen zur Verfügung stellen kann. Außerdem müssen Stornierungen, Retouren und Entnahmen einzelner Beiträgen aus der Kasse abgespeichert werden. Gibt es verschiedene Zahlungsarten, so müssen diese anhand einzelner Positionen und der jeweiligen Art der Zahlung im Kassensystem festgehalten werden.

Genauso wie Kassenbücher und Originalbelege unterliegen Z-Bons einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Titelbild: ©istock.com – humonia

Eine Registrierkasse wird von einem Verkäufer bedient

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